Altijd een lege inbox, klinkt dat voor jou als een utopie? Deze tips helpen jou om je mailbox onder controle te houden.
Een volle uitpuilende mailbox is voor veel mensen een frustratie. Het zorgt ervoor dat je wordt afgeleid en dat je misschien aan het einde van de dag wéér niet hebt kunnen doen wat je eigenlijk had willen doen. Je bent niet productief en krijgt niet gedaan wat je wilt. Met deze tips krijg jij weer de controle over jouw inbox, en krijg je net als ik meer gedaan in minder tijd. En het resultaat? Iedere dag een lege inbox!
Mijn tips voor een lege inbox
Hieronder vind je mijn meest effectieve tips die zorgen voor een lege mailbox. Begin vandaag nog en ervaar de rust die je ervoor terug krijg.
Meld je af voor nieuwsbrieven en mailings
Mijn mailbox zat propvol met e-mails met nieuwsbrieven die ‘mogelijkerwijs’ nog weleens handig of interessant zouden kunnen zijn. Van origine ben ik een bewaarder, dus na verloop van tijd werd de hoeveelheid ongeopende e-mails meer en meer. Als je hier even bij stil staat, en eerlijk tegen jezelf bent en je jezelf afvraagt of je deze nieuwsbrieven ooit nog gaat lezen? No way! Dus… verwijderen én klik ook even op ‘unsubscribe‘, ‘afmelden‘ of ‘uitschrijven‘ om deze mails niet meer te ontvangen. De eerste stap naar een lege mailbox.
Check op vaste momenten je mail
E-mail is net als je telefoon een grote afleider die jou continu van je werk afhoudt. Plan 2 of 3 momenten op de dag om, met de juiste focus, aan je mail te werken. De rest van de tijd staat Outlook uit! Deze momenten plan je in in je agenda, zodat je je hier ook daadwerkelijk aan gaat houden.
Notificaties uitzetten
Misschien is het nog een brug te ver om Outlook daadwerkelijk uit te zetten? Kies dan op z’n minst voor notificaties uitzetten. Dat geluidje of die pop-up leiden ontzettend af, en zorgen ervoor dat je volledig uit je concentratie wordt gehaald. Of erger nog… nooit in concentratie komt!
Markeer spam
Spam is ook zo’n vervelende waardoor je steeds mails in je mailbox krijgt die je helemaal niet wilt hebben. Ook die mails waarin staat dat je een gigantisch bedrag in Bitcoins hebt gewonnen, of dat je mee hebt gedaan aan een loterij waar je nog nooit van hebt gehoord, zorgen ervoor dat jij uit je concentratie wordt gehaald. Markeer deze mails meteen als spam, zodat ze in het vervolg niet meer in jouw inbox belanden. Voor velen een grote stap naar een lege mailbox.
Verwijder oude mails
Ik had altijd een grote hoeveelheid oude mails in mijn mailbox waar ik misschien nog wat mee moest of zou moeten lezen. Bewaar alleen die mails die echt belangrijk zijn en wees heel makkelijk in het verwijderen van de rest. Als deze mails al zo oud zijn, zijn ze dan echt belangrijk? Verwijder ze en je hebt snel weer een lege inbox.
Geen discussies via de mail
Oei… heb jij ook weleens meegemaakt dat een mailwisseling volledig uit de hand liep omdat mensen elkaar niet goed begrepen? Dat is het grootste gevaar van correspondentie via mail. Tekst die jij wegschrijft kan op een heel andere manier gelezen worden dan jij had bedoeld. En daar begint het vaak mee.
Wees slim, en bel iemand. Of plan een kort overleg met de betrokkenen om te bespreken wat je wilt bespreken.
Mail minder, dan krijg je ook minder
Misschien begint het wel met zelf minder te mailen. De kans is groot dat je op een reply krijgt op een door jou verstuurde mail. Vraag je af of je die mail wel echt moet versturen? Kan het misschien ook anders (tip 8)? Misschien verstuur je ook weleens een e-mail om een bepaalde reactie uit te lokken, om te benadrukken wat jij van iets vindt. Pick your battles, en denk ook na wanneer en hoe je dit doet.
Bestanden in de cloud
De cloud, een term die steeds minder vaag wordt voor de meeste mensen. Met die diensten van o.a. Microsoft een Google kun je, vaak tegelijkertijd, gezamenlijk aan een document werken. Die PowerPoint presentatie kan je dus delen via de cloud, in plaats van het versturen van een mail met attachment. Dat heeft als bijkomend groot voordeel dat iedereen in de juiste versie zit te werken, en dat je geen administratie hoeft bij te houden van versies die bij jouw collega’s onderhanden zijn.
Minimaliseer het aantal mappen in je postvak
Ik had vroeger een mega uitgebreid mappensysteem met submappen en submappen in de submappen. De meeste mails sleepte ik netjes naar de betreffende map om ze vervolgens nooit meer te bekijken. Als ik wat nodig had zocht ik meestal met een zoekopdracht wat meestal sneller resultaat opleverde. Omdat ik wist dat ik die mails niet meer nodig had, en omdat ik het toch wel makkelijk kon vinden stopte ik vaak met het ordenen en verslepen van mails naar de betreffende map.
Ik gebruik nu 3 mappen in plaats van 249 mapjes die ik eerder had.
Ik heb de mapjes:
- Inbox
- To do
- Bewaren
De inbox heeft geen toelichting nodig. Alleen dat bij mij hier alleen iets in staat wat ik vandaag heb binnen gekregen. De rest is verwijderd, verplaatst of beantwoord. Mails die ik direct kan beantwoorden omdat het weinig tijd en inspanning kost werk ik direct weg. Hiermee is mijn inbox volledig onder controle en heb ik bijna altijd een lege inbox.
Mails waar ik wat mee moet doen, maar niet direct kan beantwoorden, verplaatst ik naar het mapje To do. Grote activiteiten agendeer ik direct in mijn agenda (stok achter de deur, en time management zodat ik weet dat het een taak is die meer tijd kost).
En de mails die ik echt wil bewaren omdat ze iets bijzonders hebben bewaar ik in het mapje Bewaren.
Benoem het in je omgeving
Veel mensen staan er niet bij stil hoeveel e-mails er dagelijks worden verstuurd, en hebben al helemaal geen idee hoeveel e-mails jij te verwerken hebt en hoe jouw inbox erbij staat. Ik ben het op gegeven moment gaan benoemen in een teamoverleg en heb de frequente mailers uit mijn netwerk gevraagd waarom ik zoveel mails krijg, en of die nou echt allemaal nodig zijn. Bespreken en benoemen zorgt voor bewustwording. Jij bent zeker niet de enige die behoefte heeft aan een lege inbox en nu zit met een overload aan e-mails.
Bekijk ook eens mijn tips voor meer focus. Deze helpen je ook om controle te krijgen en houden over jouw lege inbox.
