Hoe werkt de 2-minuten regel? In deze blog neem ik je mee in de 2-minuten regel en laat ik je zien waar je op moet letten en waarvoor je deze kunt gebruiken. De 2-minuten regel is afkomstig uit Getting Things Done van David Allen. Het is net als veel andere technieken van David Allen een super eenvoudige techniek met als resultaat: slimmer werken!
Hoe werkt de 2-minuten regel?
Wanneer je geconfronteerd wordt met een taak, bijvoorbeeld via een e-mail die je opent, dan bepaal je of je dit binnen 2 minuten kunt doen of niet. Kan het binnen 2 minuten? Dan doe je het ook direct en zet je deze actie niet ergens op een takenlijst. Heb je meer dan 2 minuten nodig, dan plaats je de taak op een takenlijst of zet je het in je agenda om op een later moment te doen.
Wat heb je aan de 2-minuten regel?
Deze techniek heeft meerdere voordelen. Een aantal van deze voordelen zijn:
- Je zet niet onnodig taken op de takenlijst. De takenlijst wordt namelijk soms erg lang met al dit soort kleine taken. Én het daadwerkelijk doen van deze taak kost niet heel veel meer tijd dan de taak op een lijst zetten.
- Het geeft rust in je hoofd. Doe je de taak niet, dan blijf je er aan denken. Het helpt al om het op een lijst te zetten, maar ook dan gaan de gedachten er soms naartoe. Heb je de taak daadwerkelijk afgerond, dan kan je het ook volledig loslaten.
- Je komt in een flow. Doordat je direct taken afrond merk je op gegeven moment dat het werk zich minder opstapelt of zelfs dat de voorraad werk minder wordt. Deze flow helpt je aan focus en productiviteit.
- Je gaat slimmer werken. Tijd die je anders zou verdoen benut je met deze techniek effectief.
Deze techniek vereist wel wat discipline, wil je echt de grote voordelen gaan ervaren. Blijf bij alles wat op je pad komt jezelf de vraag stellen of je dit binnen 2 minuten kunt doen. Kan het? Doe het!
Wees er wel alert op dat je met taken te maken krijgt die toch ineens meer tijd kosten dan deze 2 minuten, omdat je concludeert dat je bijvoorbeeld een document moet reviewen op inscannen. Je doet nu de 2-minuten taken dus bewaar dit voor een ander moment en verplaats het naar de takenlijst.
Hoe werkt de 2-minutenregel voor jou?
Je moet deze manier van werken onderdeel laten uitmaken van je systeem, dan is het het meest effectief. Mijn ervaring met de 2-minuten regel is dat ik bij vrijwel alles beoordeel of het binnen 2 minuten kan, en dan doe ik het ook. Dat is natuurlijk niet altijd het geval, want soms komt iets op je pad terwijl je nog ergens anders mee bezig bent. In dat geval zet ik het wel op een takenlijst, zodat ik het niet vergeet.
Bijna iedere dag heb ik wel een minuut of 15 waarin ik niets gepland heb, en ook geen pauze heb en wil. Die momenten gebruik ik om met mijn 2-minuten taken aan de slag te gaan. Het kwartiertje dat ik anders misschien zou vergooien aan social media, heb ik nu super effectief en productief gebruikt. Het is echt een fijn gevoel als je na afloop ziet hoeveel je eigenlijk gedaan hebt.
Waar komt deze techniek vandaan?
Deze techniek maakt onderdeel uit van Getting Things Done van David Allen. Ik kan je het boek Getting Things Done van harte aanbevelen. Het bevat ontzettend veel praktische tips en effectieve technieken waar dit er één van is. Je kunt hem ook luisteren als luisterboek.
Wat is jouw ervaring met de 2-minuten regel?
Iedereen gaat er net op een andere manier mee om vaak. Maar de kern is wel hetzelfde. Ik ben benieuwd naar jouw ervaring met de 2-minuten regel? Wanneer is deze techniek voor jou succesvol en wanneer zet je hem in? Laat je het weten via de comments hier beneden?
